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Auditbedingungen Managementsysteme

I. Allgemeines

  1. Die nachstehenden Zertifizierungsbedingungen gelten, soweit schriftlich nichts anderes vereinbart ist, für alle Angebote und Aufträge, die die CERT iQ Zertifizierungsdienstleistungen GmbH (nachfolgend „CERT iQ”) abgibt oder erhält. Abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden, selbst bei Kenntnis, nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, CERT iQ hat der Einbeziehung zuvor ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Das Angebot von CERT iQ richtet sich ausschließlich an Personen, Personengesellschaften sowie juristische Personen, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.
  2. Gegenstand der durch CERT iQ erteilten Angebote sind insbesondere Dienstleistungen im Bereich der Zertifizierung.

II. Vertragliche Grundlagen

Die Rechtsgrundlagen für die Dienstleistungen und das anzuwendende Verfahren der CERT iQ ergeben sich aus dem vom Auftraggeber gewählten Qualitätsmanagementsystem und den jeweiligen zugrundeliegenden Vorschriften der sogenannten herausgebenden Stelle bzw. deren Aktualisierungs- und/ oder Nachfolgevorschriften. Der Auftraggeber erkennt die umfassende Geltung der dem Auftrag
zugrunde liegenden Vorschriften, auch der Verfahrensvorschriften, an. Sofern die herausgebende Stelle keine gesonderten Verfahrensvorschriften erlassen hat, richtet sich der Ablauf der Zertifizierung nach DIN ISO 17021 [Zertifizierung von Managementsystemen] in der jeweils gültigen Fassung oder der DIN EN ISO 17065 [Präqualifizierung] in der jeweils gültigen Fassung. Es obliegt dem Auftraggeber, sich mit dem jeweils geltend Regelwerk und Verfahren der angebotenen Leistung vertraut zu machen. Fristen und Verfahrensabläufe, die sich aus dem jeweiligen Zertifizierungsprogramm oder anderen Vorschriften ergeben, sind zwingend.

III. Rechte und Pflichten des Auftraggeber

  1. Der Auftraggeber ist verpflichtet, CERT iQ den zur Vertragsdurchführung notwendigen Antrag nebst Unterlagen und Informationen in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen, insbesondere benennt der Auftraggeber einen entscheidungsbefähigten Ansprechpartner. Die Einzelheiten zu den benötigten Unterlagen sind den einzelnen Aufträgen zu entnehmen. Sind die Unterlagen unvollständig, hat der Auftraggeber die fehlenden Unterlagen unverzüglich zu übermitteln, wobei es CERT iQ vorbehalten bleibt für die Nachreichung eine entsprechende Frist zu setzen.
  2. Der Auftraggeber trägt jeglichen Mehraufwand, der dadurch entsteht, dass von ihm schuldhaft Unterlagen und Informationen nicht vollständig eingereicht werden oder Termine infolge verspäteter, unrichtiger oder lückenhafter Angaben oder nicht ordnungsgemäßer Mitwirkungshandlungen wiederholt oder verschoben werden müssen.
  3. Der Auftraggeber wird CERT iQ und – falls erforderlich und zutreffend – auch Beobachtern im zur Vertragsdurchführung erforderlichen Umfang Zugang zu seinen Geschäftsräumen und den darin befindlichen Unterlagen und Einblick in vertragsgegenständliche Abläufe und Organisationseinheiten gewähren. Soweit dies erforderlich ist, gewährleistet der Auftraggeber ebenfalls, dass bei von ihm eingesetzten Unterauftraggebern Zugang gewährt wird.
  4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, CERT iQ sämtliche Änderungen im Unternehmen bzw. den vertragsrelevanten Strukturen, wie beispielsweise Betriebszweck, Tätigkeit, Firmenstruktur, Qualitätsmanagement mitzuteilen. Der Auftraggeber verpflichtet sich ferner, CERT iQ unverzüglich über Veränderungen zu informieren, die seine Fähigkeit, die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen, beeinträchtigen könnten.
  5. Der Auftraggeber ist verpflichtet, am Akkreditierungsverfahren der CERT iQ nach DIN ISO 17021 bzw. deren Nachfolgevorschriften und DIN ISO 17065 mitzuwirken und in diesem Zusammenhang ebenfalls Zugang zu den Geschäftsräumen und entsprechenden Unterlagen zu gewähren.
  6. Der Auftraggeber verpflichtet sich die jeweiligen Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen, einschließlich der Umsetzung entsprechender Änderungen, wenn diese von CERT IQ mitgeteilt werden.
  7. Sollte sich die Zertifizierung auf eine laufende Produktion gelten, verpflichtet sich der Auftraggeber, dass das zertifizierte Produkt weiterhin die Produktanforderungen erfüllt. Er wird im Falle der Produktzertifizierung diese auch nicht in einer Weise verwenden, die die CERT iQ in Misskredit bringen könnte, sowie keinerlei Äußerungen über die Produktzertifizierung treffen, die CERT iQ als irreführend oder unberechtigt betrachten könnte.
  8. Der Auftraggeber verpflichtet sich, Ansprüche hinsichtlich der Zertifizierung nur im Einklang mit dem Geltungsbereich der Zertifizierung zu erheben.
  9. Der Auftraggeber verpflichtet sich, entsprechende Vorkehrungen für die Untersuchung von Beschwerden durch CERT iQ zu treffen und die entsprechenden Unterlagen zur Verfügung zu halten.

IV. Rechte und Pflichten von CERT iQ

  1. CERT iQ führt beim Auftraggeber das beauftragte Zertifizierungsverfahren anhand der einschlägigen Vorschriften durch und prüft das Vorliegen der jeweiligen Zertifikatsvoraussetzungen. Hierfür setzt CERT iQ entsprechend qualifizierte Mitarbeiter bzw. Auditoren ein.
  2. Die Ergebnisse der jeweiligen Prüfung werden seitens CERT iQ in einem sog. Auditbericht dokumentiert. Inhalt des Auditberichts ist unter anderem, ob die jeweiligen Zertifizierungsvoraussetzungen vorliegen oder Abweichungen bestehen, die einer Zertifikatserteilung entgegenstehen. Lösungsmöglichkeiten werden in dem Auditbericht nicht aufgezeigt. Dem Auftraggeber ist es nur nach ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung durch CERT iQ erlaubt, den Prüfbericht zu veröffentlichen oder Dritten zugänglich zu machen.
  3. Erfüllt der Auftraggeber die entsprechenden Zertifizierungsvoraussetzungen, erteilt CERT iQ dem Auftraggeber nach den Maßgaben der Ziffer V das Recht, ein entsprechendes Zertifikat zu führen und räumt ihm an diesem entsprechende Nutzungsrechte ein.
  4. CERT iQ verpflichtet sich, den Auftraggeber über Änderungen im Zertifizierungsverfahren bzw. über Änderungen in den jeweiligen Voraussetzungen zu informieren.
  5. Soweit der Auftraggeber das Online Portal von CERT iQ nutzt und sich dort mittels eines Benutzernamens und Passwortes registriert, steht es CERT iQ zu, sämtliche Vertragsdokumente und Dokumente zur Vertragsabwicklung für den Auftraggeber über dieses Onlinetool zugänglich zu machen und zur Verfügung zu stellen. Eine Übersendung auf dem Postweg wird nicht mehr erfolgen. Es obliegt dem Auftraggeber, die in diesem Online Portal zugänglichen Neuigkeiten und Nachrichten regelmäßig abzurufen.
  6. Bei einem geeigneten Hinweis des Auftragsgebers im Sinne von III 4. hat CERT iQ den Sachverhalt innerhalb von 4 Wochen aufzuklären und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

V. Zertifikat und Zertifizierungszeichen

  1. Liegen die Zertifizierungsvoraussetzungen vor, räumt CERT iQ dem Auftraggeber für das Recht zur Nutzung des entsprechenden Zertifikates nach der Maßgabe der nachstehenden Voraussetzungen ein. Die Nutzungsdauer und das Verfahren zur Aufrechterhaltung des Zertifikates richten sich dabei nach den Vorschriften der jeweils herausgebenden Stelle.
  2. Die Berechtigung zur Nutzung des Zertifikates gilt nur für den Auftraggeber als Zertifikatsinhaber und nur für den ausgewiesenen Geltungsbereich. Das Zertifikat ist nicht übertragbar.
  3. Die Gültigkeitsdauer verkürzt sich, wenn die vorgeschriebenen Überwachungsaudits nicht wie im Auftrag aufgeführt durchgeführt werden. Es ist möglich die Dauer des Zertifikates zu verlängern, wenn innerhalb der von der herausgebenden Stelle vorgegebenen Frist eine Wiederholungszertifizierung durchgeführt wird. Findet keine Wiederholungszertifizierung statt, erlischt das Zertifikat und ist unaufgefordert an CERT iQ zurückzusenden.
  4. Für die Dauer der Gültigkeit des Zertifikates erwirbt der Auftraggeber das Recht das im Auftrag näher bezeichnete Zertifizierungszeichen zu nutzen. Dieses Recht ist nicht übertragbar, dem Auftragnehmer ist es auch nicht gestattet Unterlizenzen zu erteilen oder Änderungen an dem Zertifizierungszeichen vorzunehmen. Nutzt der Auftraggeber das Zertifizierungszeichen vertragswidrig, verpflichtet er sich, CERT iQ von sämtlichen damit einhergehenden Inanspruchnahmen freizustellen. Mit der vertragswidrigen Nutzung erlischt das hier eingeräumte Nutzungsrecht automatisch.
  5. Das Zertifikat erlischt und/oder wird ungültig, wenn
    • die Akkreditierung von CERT iQ ausläuft oder erlischt, sofern die anwendbaren Zertifizierungs-bzw. Akkreditierungsvorschriften dies vorsehen,
    • die angegebene Gültigkeitsdauer abgelaufen ist,
    • die Vertragsbeziehung zwischen dem Auftraggeber und CERT iQ endet,
    • über das Vermögen des Auftraggebers das Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird,
    • sich die Zertifizierungsvoraussetzungen ändern und der Auftraggeber diese nicht umsetzt.
  6. CERT iQ steht das Recht zu, die Zertifikate einzuschränken, auszusetzen oder für ungültig zu erklären und zurück zuziehen, wenn
    • die Akkreditierung von CERT iQ ausläuft oder erlischt, sofern das Zertifikat des Auftraggebers nach den anwendbaren Zertifizierungs- bzw. Akkreditierungsvorschriften nicht automatisch erlischt oder ausläuft ,
    • Zertifikate oder Zertifizierungszeichen durch den Auftraggeber verändert wurden,
    • irreführend oder anderweitig unzulässig Werbung mit Prüfberichten, Zertifikaten oder Zertifizierungszeichen betrieben wird
    • der Auftraggeber gegen die vertragsgegenständliche Zertifizierungs-, Präzertifizierungsoder Qualifizierungsvorschriften verstößt,
    • fällige Entgelte im Rahmen der Zertifizierung durch den Auftraggeber nach Anmahnung nicht in der gestellten Frist entrichtet werden.
    CERT iQ gibt dem Auftraggeber vor der Einschränkung, Aussetzung oder Ungültigerklärung die Möglichkeit, sich zu den Vorwürfen zu äußern, außer es liegen Umstände vor, die eine derartige Anhörung unvertretbar erscheinen lassen.
  7. CERT iQ steht im Falle der unrechtmäßigen Veränderung oder Verfälschung von Zertifikaten, Zertifikatskopien, Zertifikatszeichen oder Prüfberichten das Recht zu, das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber fristlos zu kündigen.
  8. CERT iQ haftet dem Auftraggeber gegenüber nicht für Nachteile, die ihm aus der Nichterteilung, der Einschränkung, der Aussetzung oder dem Erlöschen und Zurückziehen des Zertifikates erwachsen, soweit dies nicht ausschließlich durch CERT IQ verursacht wurde.
  9. CERT iQ steht es zu, mit den Namen der durch sie zertifizierten Unternehmen zu werben.
  10. Für den Fall der Aussetzung, dem Entzug oder der Beendigung der Zertifizierung verpflichtet sich der Auftraggeber die Verwendung aller Werbematerialien, die jeglichen Bezug auf die Zertifizierung enthalten, einzustellen und die vom Zertifizierungsprogramm geforderten Maßnahmen zu ergreifen sowie alle anderen erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.
  11. Stellt der Auftraggeber anderen die Zertifizierungsdokumente zur Verfügung, müssen die Dokumente in ihrer Gesamtheit bzw. so, wie im Zertifizierungsprogramm festgelegt, vervielfältigt werden. Gleiches gilt, wenn der Auftraggeber in Kommunikationsmedien auf seine Produktzertifizierung Bezug nimmt.
  12. Bei der Verwendung von Konformitätszeichen und auf Informationen in Bezug auf das Produkt, hat der Auftraggeber alle Anforderungen zu erfüllen, die im Zertifizierungsprogramm beschrieben sein können.
  13. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Aufzeichnungen aller Beschwerden aufzubewahren, die ihm in Bezug auf die Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen bekannt gemacht wurden und CERT iQ diese Aufzeichnungen auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber ist weiter verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu ergreifen in Bezug auf solche Beschwerden sowie jegliche Mängel, die an den Produkten entdeckt wurden und die die Einhaltung der Anforderungen an die Zertifizierung beeinflussen und die ergriffenen Maßnahmen zu dokumentieren.

VI. Preise, Zahlung, Zahlungsbedingungen

  1. Maßgeblich sind die im Zeitpunkt der Auftragserteilung geltenden Preise. Die Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden Umsatzsteuer und ausschließlich Verpackung und Versand, soweit nicht etwas anderes ausdrücklich vereinbart ist.
  2. Die entsprechenden Versandkosten werden dem Auftraggeber im jeweiligen Angebot angegeben und sind vom Auftraggeber zu tragen.
  3. Reisekosten werden gesondert berechnet. Dabei werden bei KFZ Reisen 0,45 € pro gefahrenem Kilometer und bei Bahnreisen Tickets 2. Klasse in Ansatz gebracht.
  4. Rechnungen sind zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.
  5. Bei Überschreitung des Zahlungstermins werden Verzugszinsen in Höhe von 9 % über dem jeweiligen Basiszinssatz gem. § 247 BGB fällig. Die Geltendmachung eines weiteren Verzugsschadens oder anderer Rechte bleibt vorbehalten.
  6. Verzögert sich die Durchführung des Projekts aus Gründen, die der Auftraggeber zu vertreten hat, so kann CERT iQ eine angemessene Erhöhung der Vergütung verlangen und den vereinbarten Zeitplan angemessen verschieben. Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Auftraggebers kann CERT iQ auch Schadensersatzansprüche geltend machen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt davon unberührt.
  7. Bei einseitigen Änderungswünschen oder Abbruch von Aufträgen und sonstigen Leistungen durch den Auftraggeber und/oder wenn sich die Voraussetzungen für die Leistungserbringung ändern, werden CERT iQ vom Auftraggeber alle dadurch anfallenden Kosten ersetzt. CERT iQ wird außerdem von jeglichen Verbindlichkeiten gegenüber Dritten freigestellt, sofern Auftraggeber diese zu vertreten haben.
  8. Zur Aufrechnung oder Einbehaltung von Zahlungen ist der Auftraggeber nur berechtigt, wenn seine Gegenforderung unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist. Der Auftraggeber kann ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, wenn sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

VII. Mängelansprüche

  1. CERT iQ wird die Leistungen sach- und fachgerecht und im Einklang mit den Einzelaufträgen erbringen.
  2. Garantien für die Beschaffenheit der Leistung übernimmt CERT iQ nur, soweit dies ausdrücklich vereinbart ist.
  3. Soweit CERT iQ kaufvertragliche Leistungen erbringt und die gelieferte Sache mangelhaft ist, wird CERT iQ die Mängel innerhalb angemessener Zeit beseitigen oder mangelfreie Sachen nachliefern. Schlägt die Nacherfüllung fehl, stehen Auftraggeber vorbehaltlich der Haftungsbegrenzung unter Ziffer VIII. die gesetzlichen Rechte zu. Das Recht zum Rücktritt ist dabei jedoch auf die gelieferte Sache begrenzt.
  4. Soweit CERT iQ werkvertragliche Leistungen erbringt, bedürfen diese der Abnahme. Sind diese Leistungen mangelhaft, wird CERT iQ die Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen oder ein neues Werk erstellen. Schlägt die Nacherfüllung fehl, stehen dem Auftraggeber vorbehaltlich der Haftungsbegrenzung der Ziffer VII. die gesetzlichen Rechte zu. Das Recht zum Rücktritt ist dabei jedoch auf die jeweiligen Einzelleistungen begrenzt.
  5. Soweit CERT iQ mietvertragliche Leistungen erbringt, ist die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel der vermieteten Gegenstände ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich möglich ist.
  6. Soweit CERT iQ dienstvertragliche Leistungen erbringt, schuldet CERT iQ keinen bestimmten Erfolg. CERT iQ wird jedoch solche Leistungen mit der Sorgfalt eines gewissenhaften Kaufmannes durchführen und sich bemühen, die angestrebten Ziele zu erreichen.
  7. Der Auftraggeber haftet gegenüber CERT iQ für die Freiheit von Schutzrechten Dritter der im Rahmen des Vertrages zur Verfügung gestellten Daten und Materialien. Er stellt CERT iQ von etwaigen Ansprüchen Dritter frei und hat CERT iQ etwaige aus einer Verletzung dieser Pflicht resultierenden Schaden zu ersetzen.

VIII. Haftung

  1. Für Schäden haftet CERT iQ – aus welchen Rechtsgründen auch immer – nur bei
    1. Vorsatz,
    2. grober Fahrlässigkeit von CERT iQ, seiner gesetzlichen Vertreter oder seiner Erfüllungsgehilfen,
    3. schuldhafter Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit,
    4. Mängeln, die CERT iQ absichtlich verschwiegen oder deren Abwesenheit CERT iQ garantiert hat,
    5. Mängeln des Liefergegenstandes, soweit nach dem Produkthaftungsgesetz für Personen- oder Sachschäden an privat genutzten Gegenständen gehaftet wird.
  2. Bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet CERT iQ auch bei grober Fahrlässigkeit und bei leichter Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist begrenzt auf den bei Vertragsschluss vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden, maximal aber auf die Höhe des Auftragswertes. Dies gilt auch für Folgeschäden.
  3. Weitere Ansprüche sind ausgeschlossen.

IX. Geheimhaltungspflicht - Vertraulichkeit

  1. Die Parteien verpflichten sich, Dritten gegenüber bzgl. Inhalt und Umfang der aufgrund der Zusammenarbeit erlangten oder erstellten, nicht allgemein bekannten oder nicht öffentlich zugänglich gemachter Informationen Stillschweigen zu bewahren, diese vertraulich zu behandeln und zu schützen und diese nur zur Durchführung des Auftrages zu verwenden. Dies gilt auch für Inhalt, Struktur und Höhe von Zahlungsvereinbarungen. Gleiches gilt für Informationen über den Auftraggeber, die aus anderer Quelle als vom Auftraggeber stammen, bspw. Informationen, die von Beschwerdeführern oder Behörden stammen.
  2. Beabsichtigt CERT iQ Informationen frei zugänglich zu machen, muss der Auftraggeber zuvor über die Informationen in Kenntnis gesetzt werden. Ist CERT iQ gesetzlich verpflichtet oder durch vertragliche Vereinbarungen ermöglicht, vertrauliche Informationen offen zu legen, so muss der betreffende Auftraggeber oder die betreffende Person, sofern nicht gesetzlich verboten, über die bereitgestellten Informationen informiert werden.

X. Datenschutz

  1. Die Parteien verpflichten sich, die geltenden Datenschutzbestimmungen, vor allem das BDSG und die DSGVO, einzuhalten, dies hinsichtlich aller während der Zertifizierungstätigkeit erhaltenen oder erstellten Daten.
  2. CERT iQ wird nach Beendigung der Zusammenarbeit und aller damit im Zusammenhang stehender Einzelaufträge alle Daten und Dateien, Unterlagen, Kopien etc. an den Auftraggeber herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht steht CERT iQ nicht zu, der Auftraggeber trägt die Kosten für die Datenherausgabe.
  3. Die Parteien werden ihre Mitarbeiter und/oder Subunternehmer, die mit der Datenverarbeitung betraut sind, auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichten.
  4. Die Parteien stellen sich gegenseitig von Ansprüchen, die bei der jeweils anderen Partei aufgrund eigener Verletzungen von Datenschutzvorschriften entstehen, frei.

XI. Erfüllungsort, Gerichtsstand, sonstige Vereinbarungen

  1. Erfüllungsort ist Fürth.
  2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Fürth.
  3. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Bestimmungen des UN- Kaufrechts finden keine Anwendung.
  4. Hinweis gemäß Bundesdatenschutzgesetz: Die zur Auftragsabwicklung erforderlichen
  5. Auftragsgeberdaten werden gespeichert.

 Stand 07/2018