Durchführung von Audits

Das Zertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt. Stufe 1 dient dazu, einen Überblick über das Managementsystem und den Umsetzungsstatus zu erlangen. Nach erfolgtem Stufe 1 Audit kann dann die Stufe 2 des Audits erfolgen, in der die Umsetzung und Einhaltung des Qualitätsmanagementsystems bewertet wird. Das Stufe 1 und Stufe 2 Audit können grundsätzlich unmittelbar aufeinander erfolgen. Sollte das Stufe 1 Audit ergeben, dass eine Zertifizierungsreife nicht gegeben ist, kann das Stufe 2 Audit nicht unmittelbar im Anschluss durchgeführt werden.  Bei Nichtzustandekommen des Stufe 2 Audits ersetzt der Auftraggeber der CERT iQ GmbH die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Aufwendungen. Stufe 1 und Stufe 2 Audit dürfen nicht länger als 6 Monate auseinanderliegen. Liegen mehr als 6 Monate zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit muss Stufe 1 wiederholt werden. Der Vertrag zur Zertifizierung muss der CERT iQ GmbH 8-12 Wochen vor dem gewünschten Audittermin vorliegen. Das Audit wird entsprechend den Vereinbarungen mit dem Auftraggeber durchgeführt. Das Audit besteht aus einer umfassenden Prüfung der QM-Unterlagen, der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Umsetzung der QM-Anforderungen beim Auftraggeber. Die hierzu erforderliche Dokumentation in Form eines QM-Handbuches, sowie der zugehörigen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen ist vom Auftraggeber zum Stufe 1 Audit zur Verfügung zu stellen.

Dokumentenprüfung/ Stufe 1 Audit

Lässt die Auswertung der QM-Dokumentation und die Bewertung vor Ort [Stufe 1 Audit] ein Stufe 2 Audit als sinnvoll erscheinen, so wird ein Audittermin vereinbart. Bei Abweichungen bei der Dokumentenprüfung/Stufe 1 Audit wird zwischen dem Auftraggeber und Auditor eine Frist der Bearbeitung festgelegt.

Zertifizierungsaudit/ Stufe 2 Audit

Das Audit wird zu dem mit dem Auftraggeber vereinbarten Termin durchgeführt. Während des Audits überzeugen sich die Auditoren, ob die schriftlichen Festlegungen des QM-Systems auch entsprechend Anwendung finden. Die während des Audits festgestellten Abweichungen/Feststellungen/Empfehlungen werden mit dem Auftraggeber anschließend im Abschlussgespräch besprochen. Der Auftraggeber erhält von der CERT iQ GmbH abschließend einen Auditbericht, in dem das Ergebnis und Hinweise, die im Abschlussgespräch genannt werden, festgehalten sind.

Überwachungsaudit [gültig bei Zertifizierungen nach DIN ISO 9001]

Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind mindestens jährliche Überwachungsaudits vor Ort durchzuführen, in einem Abstand von jeweils 12 Monaten. Der Fälligkeitstag richtet sich nach dem letzten Audittag des Zertifizierungsaudits. Überwachungsaudits dürfen bis zu 3 Monate vor der Fälligkeit durchgeführt werden und müssen bei Erstzertifizierungen exakt bis zum Fälligkeitstag durchgeführt sein.

Nachaudits

Werden bei Zertifizierungen Mängel festgestellt, so liegt es im Ermessen der CERT iQ GmbH, ein Nachaudit durchzuführen. Die Kosten der Nachzertifizierung sind vom Auftraggeber nach entstandenem Aufwand zu tragen.

Wiederholungsaudits

Zur Verlängerung der Zertifizierung für weitere drei Jahre ist, vor Ablauf der Gültigkeitsdauer, ein Wiederholungsaudit beim Auftraggeber durchzuführen. Das Verfahren entspricht dem des Zertifizierungsaudits, wobei die Notwendigkeit und der Umfang des Stufe 1 Audits in Abhängigkeit von den Änderungen im Management-System und den bisherigen Auditerkenntnissen festgelegt wird. Bei erfolgreicher Re-Zertifizierung verlängert sich die Laufzeit des Zertifikates, unabhängig vom zulässigen Audittermin, um 3 Jahre, ausgehend vom Ablauftermin des vorherigen Zertifikates.